Om doelen te kunnen bereiken die individueel onmogelijk kunnen bereikt worden, zijn mensen georganiseerd in door mensen gemaakte organisaties. Organisaties verwerven input en transformeren deze tot output door de output van sommige deeltaken als input van andere te gebruiken, en dit doen ze in voortdurende wisselwerking met hun omgeving. Een organisatie is dus een ordening van taken. Een levende organisatie zal zich kunnen aanpassen (complex adaptief systeem). (Deel)organisaties zijn dus interactieve open systemen.
Bijvoorbeeld:
Werknemers in een fabriek gebruiken gereedschap, vaardigheden, arbeid en kennis om grondstoffen, informatie en energie te transformeren in eindproducten voor consumenten.
Werknemers in een ziekenhuis nemen patiënten aan en proberen hen met behulp van operatieve ingrepen, medicatie en advies te transformeren in gezonde mensen.
Bij elk transformatieproces zullen er variaties optreden (er gebeurt ook altijd iets anders dan wat men doet gebeuren) en dus kunnen er zich problemen of kansen voordoen. Er zullen dus vergelijkingen moeten gebeuren tussen reële toestanden en de geanticipeerde gewenste of ongewenste toestanden. Op basis van die vergelijkingen zal er geregeld moeten worden.
In organisaties worden de transformatieprocessen zodanig ontworpen (georganiseerd) dat ze opgesplitst worden in gespecialiseerde deelsystemen, maar zodanig dat meerdere deelsystemen met elkaar kunnen samenwerken. Bij deze deelsystemen zijn er zuiver technische (machines bijvoorbeeld), maar ook mensen zijn een deelsysteem van de organisatie wanneer we ze beschouwen in hun functie als individuele werknemer en als lid van een werkgemeenschap. Dat zowel het product-deelsysteem als het mens-deelsysteem betrokken zijn (stakeholder zijn) brengt met zich mee dat hun organisatie ook een te ontwerpen aandachtspunt is. De deelsystemen veranderen met een verandering in technologie, strategie, producten, cultuur, .... Deze veranderingen zijn zeker niet onafhankelijk van elkaar. De prestaties van mensen zijn immers niet alleen afhankelijk van hun eigen talenten, verwachtingen en motivatie maar evenzeer van de technische en sociale context in de organisatie van de arbeid.
Een eerste stap in het modelleren van een mogelijke samenwerking van deelsystemen is een deelsysteem modelleren als een black box met input en output, dus met een systeemgrens waarbinnen de processen niet gekend zijn en niet hoeven gekend te worden, met minstens een input die te sturen is en een output die dan geïnterpreteerd kan worden als het doel van het proces.
De inzichten in de regelmechanismen die kunnen gebruikt worden dank zij de sporen van het proces laten toe een aantal begrippen die courant gebruikt worden bij het regelen van menselijke organisaties te modelleren in het haakformalisme.
Een agens is een entiteit die we hebben gekarakteriseerd door de veranderingen die het kan mogelijk maken, of ze nu gekozen zijn of enkel kunnen gebeuren en waarbij de karakteriserende onderscheidingen van het agens zelf niet veranderen. In de 20e eeuw werden processen voornamelijk gestuurd door een autonome mens. In de 21e eeuw zien we meer en meer autonome agentia, robotsystemen, holonische productiesystemen enz ... die beslissingen nemen op basis van gemodelleerd intelligent gedrag. Dit verhoogt de complexiteit. Daarom gebruiken we het begrip “agens”. Agentia zijn doelgericht juist omdat ze kunnen kiezen tussen alternatieven. Intelligentere agentia kunnen meer keuzen maken en zullen een proces voortzetten zolang het nog mogelijk is om het doel te bereiken, ze kunnen zich aanpassen aan wat dan blijkt te gebeuren (er zal immers ook altijd iets anders gebeuren dan wat geanticipeerd werd) zonder dat ze hun eigen karakteriserende onderscheidingen opgeven. Het zijn de keuzen die iets anders uitsluiten (a ten opzichte van <a>) die hen de karakteristieken van agens geven.
Kennis heeft de vorm “indien ... dan ...”. Sommige procesmatige aspecten kunnen vrij worden gekozen om te veranderen, een aantal procesmatige aspecten kan niet vrij worden gekozen, ze kunnen alleen gebeuren. De verzameling aspecten die vrij kunnen gekozen worden wordt de regelbare input genoemd.
Alle proceskennis (inzicht in de operationele causaliteit van een proces) kan worden opgebouwd door zich enkel twee vragen te stellen: “wat zijn de noodzakelijke aspecten?” en “wat zijn de voldoende aspecten?”.
Voldoende aspecten V wordt gekenmerkt door het volgende: “als V, dan ...”. De realisatie van V realiseert iets waarop men zich richt.
Noodzakelijke aspecten N worden gekenmerkt door: “als er iets anders gerealiseerd wordt dan N, dan is er iets anders dan ...". De realisatie van iets anders dan N voorkomt iets waarop men zich richt.
Voor bestaande processen lijkt het duidelijk dat “we doen wat we doen”, en dat we weten wat er zal gebeuren. Maar als we iets willen veranderen (bijvoorbeeld: meer output genereren, nieuwe producten introduceren, ...), wanneer we er ons dus op richten om iets anders te laten gebeuren dat gewenst is, en anders dan wat nu gerealiseerd wordt, dan is het niet vanzelfsprekend dat we alle noodzakelijke en voldoende aspecten hiervoor kennen. Typisch zijn we blind om twee redenen.
we zijn zo gefocust op materiaal en energie transformaties (nul-som, verliezers en winnaars), dat we blind zijn voor de gelijktijdige informatiestromen (bijvoorbeeld de invloed van de organisatie van de transformatie) en tweede orde-effecten (met misschien alleen maar verliezers of alleen maar winnaars).
als we gericht zijn op informatie, dan zijn we zo gefocust op de eisen en wensen (en niet iets anders) dat we blind zijn voor andere aspecten die ons zouden toelaten om andere routes of processen te volgen en om te komen met een voorstel “indien P, dan wordt ook iets anders gerealiseerd” of “indien iets anders dan P, dan wordt ook dit gerealiseerd”. Merk op dat deze uitdrukkingen van kennis niet de vorm hebben van de voldoende of noodzakelijke voorwaarden waarmee we deelprocessen aan elkaar verbinden. Ze zijn van een gemengde vorm en vereisen creativiteit die nieuwe zinvolle onderscheidingen introduceert en een nieuw licht werpt op de bestaande eisen en wensen van de agentia.
Er zijn dus vier relaties te onderscheiden:
“als P, dan Q”
“als <P>, dan <Q>”
“als <P>, dan Q”
“als P, dan <Q>”
De twee laatste drukken geen ordening uit. Die vier “als... dan...” uitdrukkingen die ons proceskennis leveren, zijn dus een concrete toepassing van de relatie van simultaneïteit.
Stakeholder is een andere naam voor betrokkene bij het proces. Een betrokkene is een agens en levert een bijdrage (input) aan het proces en/of is een begunstigde of een slachtoffer van de output van het proces. Enkel voor (h)erkende universa kunnen de agentia een bijdrage leveren aan het proces of zijn ze er de begunstigde of slachtoffer van, voor de andere universa niet. Elke stakeholder is dus beperkt door de onderscheidingen universa die ze kunnen waarnemen (onder andere door het venster dat gegeven wordt door hun sensoren en actuatoren) en leeft dus in een “eigen” werkelijkheid met gedeelde aspecten met de werkelijkheid van andere stakeholders, inderdaad wat er blijkt te gebeuren gebeurt altijd in een groter universum.
Stakeholders nemen een standpunt in. Het is altijd mogelijk om met hun standpunt rekening te houden bij het opspannen van het relevante universum waarin het proces zal verlopen.
Een proces gaat door zolang de input en output beide als sporen kunnen waargenomen worden. Dit wordt gemodelleerd door een logische conjunctie. Zowel de input en output zijn sporen die zich voordoen in een materiële vorm, in een energetische vorm en een informatie vorm. Materiaal en energie zijn nul-som entiteiten. Informatie is geen nul-som entiteit en wordt gebruikt om te proces te beheren, te regelen.
Het beheer van een proces wordt ook “management” genoemd. Beheren betekent dat degene die beheert de onderscheidingen (h)erkent die een betekenis geven aan het proces, en eventueel een verschillende betekenis voor verschillende stakeholders. Beheerders kunnen verschillende onderscheidingen universa en/of relevantie van onderscheidingen (h)erkennen. Enkel voor (h)erkende universa kunnen de beheerders een bijdrage leveren aan het proces, voor de andere niet. Voor de aspecten waar ze een bijdrage kunnen leveren nemen ze ook verantwoordelijkheid op, en enkel voor die (deel)processen waarbij dit zo is. Actieve stakeholders beheren dus.
Het proces is beheerst als het beheer op verschillende procesniveaus beheerd, gecontroleerd, verloopt, dus dat de relevante onderscheidingen beschikbaar zijn om het proces naar de gewenste output te sturen.
Indien menselijke agentia geen bijdrage kunnen leveren in het beheer van het proces, indien ze niet op een zinvolle manier kunnen sturen, dan is het menselijker om het proces te automatiseren.
Er is een verschil tussen verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. Soms kan het nuttig zijn om iemand aansprakelijk te stellen voor het proces en zijn output. Operationeel gedefinieerd is deze een agens met de mogelijkheid om het proces te stoppen door een noodzakelijke voorwaarde weg te nemen. Soms noemt men die agens de eigenaar van het proces. Anonieme entiteiten zoals organisaties, afdelingen, instellingen, groepen, overheden, enz. kunnen niet verantwoordelijk of aansprakelijk worden gesteld. Een systeemfalen moet door een autonome agens waargenomen kunnen worden die de machtiging heeft (of gekregen heeft door de andere stakeholders) om het proces te stoppen.
Een proces zal blijven lopen zolang de beheerders van oordeel zijn dat het gewenste doel, gegeven de beschikbare middelen nog steeds mogelijk is. Degene die het proces stopt is aansprakelijk en dit is een belangrijke verantwoordelijkheid. Gewoonlijk is dit gerelateerd met de deadline want na de deadline is het niet meer zinvol om het proces voort te zetten, het doel is immers bereikt (of niet bereikt als de deadline overschreden wordt). Het proces dan doelloos verder zetten leidt tot verspilling op korte termijn en in het beste geval tot een andere beloftevolle benadering van de werkelijkheid op lange termijn, maar het zou ook kunnen dat een van de vele mogelijke anti-doelen die dan bereikt worden ongewenst zijn.
Waarnemende agentia zullen altijd andere relaties met elkaar kunnen aangaan en daardoor nieuwe organisaties ontwerpen waarin nieuwe processen mogelijk worden die ook op een nieuwe manier moeten kunnen gestopt worden als anti-doelen zouden gerealiseerd kunnen worden.